Gợi ý cách sử dụng 7 loại biểu đồ

Bạn đã bao giờ cảm thấy bối rối nên lựa chọn sử dụng biểu đồ loại nào để tổng hợp số liệu làm báo cáo chưa? Tùy vào nội dung cũng như loại dữ liệu mà người ta sử dụng các loại biểu đồ khác nhau. Với những người lần đầu phải làm báo cáo thường băn khoăn không biết nên "sử dụng loại biểu đồ nào cho phù hợp".

Do đó, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 7 loại biểu đồ tiện lợi để sử dụng khi tổng hợp số liệu có thể sử dụng trên Microsoft Office Excel, PowerPoint, Numbers, Keynote,...

Dạng biểu đồ (map)

Các loại biểu đồ dạng map xuất hiện phổ biến và quen thuộc hơn với nhiều đối tượng, từ học sinh, sinh viên đến người đi làm.

Mind Map

Đây là biểu đồ có thể thêm thắt một cách tự do. Nó được sử dụng như một phương thức để triển khai các ý tưởng, sắp xếp các thông tin trước khi tổng hợp phân tích.

Khi tạo một biểu đồ dạng list hoặc cây logic thì bạn có thể tóm lược các nội dung một cách ngắn gọn và sơ đồ hóa dưới dạng mind map để dễ nhìn và dễ tổng hợp.

Logic tree

Logic tree là biểu đồ phân tích các yếu tố và sắp xếp chúng theo các chủ đề liên quan.

Biểu đồ này có hình thức giống như mind map hay biểu đồ tổ chức nhưng nó còn có thêm các tầng bên dưới để mở rộng chủ đề. Logic tree cũng giống như mind map, thường được kết hợp sử dụng khi phân tích hơn là chỉ sử dụng 1 mình để phân tích.

So với mind map thì biểu đồ này có tính linh hoạt hơn, do logic tree là một frame work được cố định theo một mức độ nào đó nên đây là biểu đồ được gợi ý dùng cho những bạn muốn suy nghĩ theo logic đã định.

Dạng ma trận (matrix)

Các loại biểu đồ dạng ma trận được thường được sử dụng để phân tíc những vấn đề có 2 (hoặc 4) tiêu chí. Một số ma trận nổi bật sử dụng dạng biểu đồ này có thể kể đến như SWOT, ma trận quản lý độ ưu tiên,...

Matrix 2 trục

Đây là biểu đồ cơ bản của dạng matrix. Nó gồm 2 trục là trục hoành và trục tung chia thành 4 phần, mỗi phần sẽ chứa các yếu tố và phân tích khác nhau.

Biểu đồ dạng matrix này được sử dụng khá nhiều, chúng được áp dụng rộng rãi trong nhiều phạm vi như phân tích PMM, matrix tăng trưởng ansoff, phân tích TOWS.

Dạng biểu đồ này khá dễ sử dụng, bạn chỉ cần kẻ hai trục vuông góc với nhau là có thể đi vào phân tích vấn đề.

Bubble chart

Đây là biểu đồ tân tiến hơn so với dạng matrix 2 trục đã giới thiệu ở trên, bubble chart (biểu đồ bong bóng) này ngoài 2 trục như dạng cơ bản thì các yếu tố lớn thứ 3 được thể hiện ở dạng bong bóng.

Biểu đồ này thường được sử dụng khi muốn bổ sung thêm dữ liệu cho biểu đồ matrix 2 trục, nó cũng được dùng để phân tích PPM,... Tuy nhiên, cần chú ý khi sử dụng bởi nếu lượng dữ liệu quá nhiều thì sẽ khiến biểu đồ khó nhìn.

Dạng quá trình (process)

Các loại biểu đồ dạng quá trình thể hiên những vòng lặp liên tục, để diễn tả một chu trình vận hành nào đó.

Cycle

Cycle là biểu đồ sử dụng mũi tên để hiển thị mối quan hệ lợi hại hay trình tự thao tác. Nó có khá nhiều biến thể như: cycle thao tác, cycle chu trình

Biểu đồ này phù hợp với các phân tích lặp đi lặp lại như chu trình PDCA. Đây là dạng biểu đồ khá hữu ích nên bạn hãy tập sử dụng chúng thành thói quen.

Dạng nhóm (group)

Các loại biểu đồ dạng nhóm gúp người dùng có thể liệt kê và sắp xếp những ý quan trọng và có liên quan đến nhau, để có cái nhìn tổng quan hơn trước khi ra quyết định.

List

List là biểu đồ tách các hạng mục theo từng khung và sắp xếp lại, nó thường được sử dụng cho các phân tích 4C, PEST,...

Biểu đồ này thay vì liệt kê các dữ liệu một cách đơn thuần thì nó phân chia các mục và hiển thị nó một cách trực quan. Điều cần chú ý khi tạo biểu đồ là phải thay đổi fontsize và colour của chủ đề.

Mặc dù nó không quá cần thiết nhưng nó sẽ giúp bạn nắm bắt vấn đề một cách nhanh hơn.

Venn map

Biểu đồ này được gọi theo tên nhà toán học người Anh, nó dùng để biểu thị mối quan hệ của các nhóm và phạm vi.

Một ưu điểm không thể không kể đến của biểu đồ này đó là nó biểu thị dữ liệu khá đơn giản bất cứ ai cũng có thể hiểu được. Hơn nữa, nó cũng dễ dàng để tạo nên bạn có thể sử dụng nó để phân tích dữ liệu. Nó được sử dụng để phân tích tập trung vào các phạm vi như MECE, segmentation,...

Điểm cần chú ý khi tạo và sử dụng các loại biểu đồ

Một số điềm cần lưu ý khi bạn tạo và sử dụng biểu đồ để chúng có thể phát huy công dụng một cách tốt nhất!

Phân biệt cách sử dụng các yếu tố vòng vây

Yếu tố vòng vây là yếu tố bắt buộc trong các loại biểu đố, nó có thể sử dụng là hình tròn, hình vuông hay hình thoi,... Các yếu tố hình tròn và hình thoi có ưu điểm là dễ nhìn nhưng nó lại không phù hợp để thêm nhiều kí tự.

Hãy cố gắng đơn giản hóa các câu văn chèn vào trong biểu đồ. Nếu các phần tử có đoạn văn dài thì hãy sử dụng hình vuông để tăng khả năng hiển thị. Hơn nữa, bạn cũng nên thống nhất hình dạng, màu sắc của các yếu tố. Đặc biệt, nên tạo quy tắc thay đổi màu của các yếu tố quan trọng như vậy bạn sẽ tạo được tính thống nhất cho biểu đồ.

Thống nhất độ lớn của các yếu tố theo từng cấp độ

Thống nhất độ lớn của các yếu tố vòng vây chính là điều cơ bản để tạo nên một biểu đồ dễ nhìn. Tuy nhiên, nếu kích thước của các yếu tố đều được đồng nhất thì người xem sẽ khó hiểu được mối quan hệ giữa các số liệu.

Do đó, bạn nên thống nhất kích thước của các yếu tố theo từng mức độ như với biểu đồ logic tree thì thống nhất theo từng lớp, với biểu đồ list thì thống nhất kích thước theo từng nhóm mục quan trọng.

Làm sáng rõ vai trò của mũi tên

Với các biểu đồ như cycle, flowchart thì việc sử dụng mũi tên để hiển thị là khá nhiều. Do đó nếu bạn không thống nhất kích thước cũng như loại mũi tên sử dụng thì người xem sẽ rất khó hiểu.

Điều quan trọng khi sử dụng mũi tên đó chính là cần phải làm sáng rõ vai trò của chúng. VD: đặt ra quy tắc sử dụng mũi tên như mũi tên thường để chỉ mối quan hệ ngang bằng, mũi tên kẻ đứt, mũi tên đậm để chỉ mối quan hệ mạnh yếu giữa các yếu tố,...

Khi bạn đã tạo ra được quy tắc sử dụng thì nó sẽ giúp người xem dễ hiểu biểu đồ hơn, ngoài ra khi kết hợp với các biểu đồ khác để phân tích thì bạn cũng dễ nắm thông tin hơn.

Không lạm dụng quá nhiều màu sắc và hình minh họa

Điều quan trọng nhất khi sử dụng biểu đồ đó chính là sự đơn giản, dễ hiểu đối với người xem. Nếu sử dụng quá nhiều màu sắc hay hình minh họa để tăng lượng hiển thị thông tin cho người xem sẽ khiến biểu đồ trở nên rối rắm, khó nhìn.

Với những người lần đầu sử dụng biểu đồ thì chỉ nên sử dụng từ 1 ~ 3 màu sắc khác nhau hoặc sử dụng những màu đã được cài sẵn trong thanh công cụ.

Tổng kết: chọn biểu đồ phù sử dụng phù hợp với nội dung cần hiển thị

Tùy thuộc vào từng dữ liệu mà các loại biểu đồ sử dụng sẽ khác nhau. Vì vậy, có lẽ sẽ có nhiều người cảm thấy khó khăn khi lựa chọn nên dùng biểu đồ nào để hiển thị dữ liệu cho dễ hiểu. Bằng cách sử dụng các sample data được tải theo trọng mặc định của Excel hay Numbers chúng sẽ giúp bạn sử dụng biểu đồ một cách dễ dàng hơn.

Khi tạo biểu đồ, nếu bạn ý thức được việc "đơn giản hóa dữ liệu" và "đảm bảo tính thống nhất" thì bạn có thể tạo được một cách dễ hiểu.

>> Xem thêm bài viết liên quan:

Prioritization Matrix 101: Quản lý độ ưu tiên công việc hiệu quả

PDCA Là Gì? Làm SEO Hiệu Quả Với Chu Trình PDCA