CMS là gì? Ưu - nhược điểm của CMS

Trong quá trình phát triển và vận hành trang web, hẳn các bạn sẽ thường xuyên bắt gặp từ "CMS" tuy nhiên trong thực tế có khá ít người hiểu được ý nghĩa của "CMS là gì?" hay "nó có gì khác biệt với các hệ thống khác",…

Bài viết này sẽ giải thích những điều cơ bản về CMS cũng như giới thiệu cho các bạn những ưu, nhược điểm của nó.

CMS là gì?

CMS là tên viết tắt của "content management system", một hệ thống quản lý các nội dung như hình ảnh và văn bản,… cần thiết để xây dựng trang web.

CMS có thể sử dụng dễ dàng cho cả những bạn mới bắt đầu phát triển về Web mà chưa cho kiến thức sâu rộng về HTML hay CSS,...

Các loại CMS

CMS được chia làm 3 loại lớn:

CMS quy mô nhỏ: bạn có thể sử dụng miễn phí và ngay lập tức
CMS quy mô vừa: hệ thống này chủ yếu được các công ty cung cấp để sử dụng và đa phần là mất phí
CMS quy mô lớn: hệ thống này có thể thêm các chức năng phù hợp với mục đích sử dụng, và được áp dụng rộng rãi trong các trang web.

Bên cạnh những loại trên thì cũng có các loại CMS phù hợp với từng mục đích sử dụng như sau:

Hệ thống thương mại điện tử: CMS dùng cho các trang web mua sắm
Hệ thống blog: CMS dùng để cập nhật bài viết blog
Hệ thống cộng đồng: CMS dùng cho SNS hoặc các trang web cho nhân viên công ty
Hệ thống cổng thông tin: CMS để phát triển trang web hành chính và trang web công ty

Chức năng cơ bản của CMS là gì?

CMS có các chức năng cơ bản sau:

Quản lý version
Quản lý nội dung
Sitemap
Tìm kiếm
Quản lý quyền sử dụng
Chức năng WYSIWYG
Cập nhật Homepage,…

Điểm khác nhau giữa hệ thống miễn phí (open source) và hệ thống mất phí?

Trong CMS có hệ thống được miễn phí (open source - mã nguồn mở) nhưng có hệ thống lại phải mất phí sử dụng, vậy có gì khác nhau giữa những hệ thống này?

Điểm khác nhau lớn nhất chắc hẳn có lẽ ai cũng nhận ra đó chính là hệ thống có mất phí và được miễn phí.

Với CMS miễn phí (open source) thì về cơ bản sẽ không có hỗ trợ gì nên khi phát sinh vấn đề thì kĩ sư của công ty phải tự xử lý hoặc công ty phải nhờ hỗ trợ từ một bên thứ 3.
Với CMS có mất phí thì các công ty cung cấp hệ thống sẽ có các chính sách hỗ trợ nên nó có ưu điểm dễ sử dụng hơn.

Do hệ thống này có nhiều chức năng quảng cáo nên nó thường được áp dụng để vận hành các trang web.

Điểm khác nhau giữa HTML và CMS là gì?

CMS là một hệ thống cho phép bất cứ ai cũng có thể dễ dàng phát triển và vận hành một trang web mà không cần có kiến thức về nó.

HTML là từ viết tắt của “Hypertext Markup Language” - ngôn ngữ đánh dấu cơ bản. Khi tạo 1 trang web bằng HTML thì bạn bắt buộc phải sử dụng các thẻ (tag)

Nếu bạn sử dụng thành thạo nó thì bạn có thể dễ dạng tạo 1 trang web và hiểu rõ được cơ chế vận hành của trang web đó nhưng nếu bạn mới bắt đầu học về HTML thì có lẽ bạn sẽ phải tốn kha khá thời gian.

CMS sử dụng excel

Khi muốn đăng các tài liệu tạo bằng file excel lên trên trang web hẳn có không nhiều người có thể dễ dàng sử dụng HTML bởi nó tốn khá nhiều thời gian và công sức. Khi đó có nhiều người sẽ nghĩ đến việc sử dụng CMS bởi hệ thống CMS có thể liên kết với Excel.

Excel là phần mềm bảng tính nên bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời giảm gánh nặng đáng kể cho người phụ trách bằng cách liên kết chúng với CMS.

Do excel có thể quản lý lượng lớn dữ liệu một cách dễ dàng nên khi áp dụng với CMS thì việc lựa chọn dịch vụ có thể liên kết với các phần mềm tính toán như Excel, Open Office sẽ trở nên tiện lợi hơn.

Ưu điểm khi sử dụng CMS là gì?

Tuỳ thuộc vào đặc điểm và nhu cầu kinh doanh thực tế, doanh nghiệp sẽ thiết kế và sử dụng CMS cho website của mình một cách phù hợp. Vậy ưu điểm khi sử dụng CMS là gì?

【Ưu điểm 1】Có thể tạo web dễ dàng mà không cần hiểu biết sâu

Một ưu điểm phải kể đến đầu tiên khi bạn sử dụng CMS đó chính là bạn có thể tạo trang web dễ dàng mà không cần có kiến thức sâu rộng về nó. Do CMS có nhiều template không phức tạp như HTML nên bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian nếu sử dụng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể back up trang dễ dàng nên có thể xử lý nhanh chóng trong trường hợp phát sinh vấn đề. Với CMS open source thì nó còn có thêm ưu điểm là có thể customize theo từng công ty.

【Ưu điểm 2】Có kết nối với SEO

Đây là một trong nhưng ưu điểm nổi bật của CMS. Khi sử dụng CMS thì bạn có thể update trang web dễ dàng và nhanh chóng do đó tần suất update sẽ được tăng lên.

Hơn nữa, bạn cũng có thể xây dựng một trang web lí tưởng hơn do có thể tránh các trường hợp như quên gắn tag hay link bị hỏng.

Ngoài ra, với CMS có thể phân loại địa điểm chèn content theo từng category thì nội dung sẽ rõ ràng hơn và có tính thống nhất hơn.

【Ưu điểm 3】Giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện

CMS sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn, tránh lãng phí do nội dung công việc của designer và người làm content được minh bạch hơn.

Ngoài ra, việc quản lý nhiều domain cũng sẽ được quản lý tập trung toàn bộ content. Bên cạnh đó, CMS cũng sẽ giúp cắt giảm tối đa thời gian cho việc xây dựng bố cục trang web do có thể quản lý việc điều chỉnh page layout bằng cách tự động,...

Nhược điểm khi sử dụng CMS là gì?

Khi sử dụng CMS, bạn cũng cần biết đến một số nhược điểm của CMS là gì để có thể vận hành hiệu quả hơn.

【Nhược điểm 1】Chức năng bị cố định

Do CMS cố định chức năng nên nó rất khó để customize một cách tự do, hơn nữa nó cũng không phù hợp để sử dụng khi muốn tạo các trang campaign.

Mặt khác, bạn cũng cần phải dành thời gian để có thể thuần thục các chức năng của CMS nên nó sẽ không đạt hiệu quả cao ngay khi bạn vừa mới sử dụng.

Với CMS open source thì nếu kĩ sư có kĩ năng thì có thể sử dụng không vấn đề gì nhưng nếu kĩ sư không có kĩ năng thì bạn sẽ bắt buộc phải nhờ đến sự giúp đỡ của công ty bên ngoài. Như vậy, bạn có thể sẽ phát sinh chi phí trên mức cần thiết.

【Nhược điểm 2】Vấn đề về sercurity

Đây là 1 nhược điểm lớn khi ứng dụng CMS. Lí do là bởi CMS về cơ bản hoạt động thông qua Internet vì vậy nó cũng phải đối mặt với các rủi ro như tấn công mạng, truy cập trái phép và rò rỉ thông tin,...

Đặc biệt với CMS open source thì rất dễ bị tấn công do sercurity kém. Hơn nữa, nó cũng không có các dịch vụ hỗ trợ nên việc xử lý khi xảy ra vấn đề có thể sẽ chậm trễ

Với CMS mất phí cũng không phải là ngoại lệ, do đó bạn cần phải xác nhận rõ trước khi sử dụng

【Nhược điểm 3】Phát sinh các vấn đề di chuyển content đã có

Khi ứng dụng CMS mới vào công việc thì bạn bắt buộc phải thực hiện di chuyển các content quan trọng đã có. Nếu lượng content lớn thì bạn sẽ phải mất khá nhiều thời gian và công sức để thực hiện.

Ngoài ra, CMS đang update content trên internet nên dù với CMS mất phí hay miễn phí thì nó đều không lưu lại dữ liệu ở local. Do đó, nếu bạn bị mất dữ liệu thì rất khó để phục hồi vì vậy cần phải backup dữ liệu thường xuyên.

Danh sách so sánh sử dụng CMS service

Sử dụng CMS service được nhiều nhà quản lý lựa chọn để hướng đến mục tiêu sở hữu một hệ thống quản lý nội dung hoạt động hiệu quả mà không cần tốn công quá nhiều thời gian, nhân lực và nguồn tài chính. Tuy nhiên, để tìm được cho mình một dịch vụ chất lượng, doanh nghiệp cũng xem xét, đánh giá một số điều lưu ý.

【Point 1】Chức năng riêng biệt cho từng công ty

Nếu CMS không thể đáp ứng cho mục đích và các vấn đề của công ty thì dù bạn có sử dụng CMS cũng sẽ không đạt được hiệu quả cao.

Để đạt được hiệu quả công việc cao, bạn cần phải đưa ra những chức năng cần thiết và phù hợp với mục đích, yêu cầu của công ty như “tăng hiệu quả nghiệp vụ”, “giảm công việc cho người phụ trách”,...

【Point 2】Có đáp ứng được về mặt sercurity không

Đây cũng là 1 vấn đề cần phải xem xét đến trước khi áp dụng CMS. Do CMS hoạt động thông qua internet nên nó có khá nhiều rủi ro về mặt sercurity.

Tùy thuộc vào từng rủi ro mà nó sẽ gây ra những tổn thất lớn cho công ty. Vì vậy, trước khi áp dụng CMS bạn cần phải làm rõ các vấn đề liên quan đến sercurity cũng như các chế độ hỗ trợ.

【Point 3】Chi phí có phù hợp hay không

Vấn đề chi phí cũng là 1 việc quan trọng cần phải xét đến khi sử dụng CMS. Nếu nó vượt quá dự toán thì đương nhiên sẽ không thể sử dụng. Do đó bạn cần phải làm rõ 2 vấn đề sau: